За 12 лет работы у нас собралось более 70 книг по различным направлениям, необходимым в работе digital-агентства: маркетинг, реклама, менеджмент, личная эффективность, психология, продажи и др.

Но у наших книг всё время не было презентабельного места, из-за чего о наличии той или иной книги попросту кто-то мог не знать. 

Мы долго искали варианты, как реализовать корпоративную библиотеку. Просто разложить книги по полкам нам казалось недостаточным для того, чтобы привлечь внимание сотрудников к чтению проф. литературы. 

Нужно было придумать место, где можно собрать и структурировать все книги, отслеживать их путь у сотрудников, задавать по книгам вопросы и собирать отзывы. 

Начали мы с того, создали архив всех имеющихся книг в гуглдокс. Но использовать такой документ для библиотеки нам не понравилось. Привлекать дополнительные инструменты не хотелось, чтобы не создавать путаницы для сотрудников.

Так пришла идея использовать для организации библиотеки CRM-систему. В Мегаплане мы уже более года ведем все свои рабочие процессы, поэтому необходимость осваивать какой-то дополнительный сервис отпала.

Как это выглядит

В Мегаплане создали отдельный проект и так его и назвали - Библиотека. Для создания рубрик и списка книг используются задачи и подзадачи проекта. Здесь же можно увидеть, кто сейчас читает конкретную книгу (Ответственный) и на какой период книга выдана (Дедлайн):

Проектом заведует сотрудник, который ведет учет книг, выдает их коллегам, следит за сроками.

Открыв любую подзадачу (книгу), можно ознакомиться с её описанием, отзывами, задать вопрос и забронировать:

Так у нас получилось соединить несколько идей в одном месте:

  • собирать книги по рубрикам;
  • вести учет книг;
  • отслеживать путь книг от одного сотрудника к другому;
  • задавать вопросы по книгам и делиться мнением с коллегами.

Для библиотеки был придуман набор правил и инструкций, которые записаны прямо в проекте. Что мы сюда включили:

  • на чтение каждой книги дается 2 месяца (срок корректируется по желанию);
  • если нужной книги нет, то можно сделать запрос на её покупку;
  • можно предложить свою личную книгу (с условием возврата владельцу);
  • прочел книгу - обязательно поделись отзывом.

Кроме того, любой сотрудник может предложить свою личную книгу. Заведующий библиотекой проследит, чтобы после прочтения книга вернулась своему владельцу.

Теперь вы знаете ещё один способ использования CRM-системы. Надеемся, наш опыт будет вам полезен!