Продуманный, на первый взгляд, рабочий процесс маркетолога легко захламляется множеством действий и процессов. Как результат - стресс и снижение эффективности работы. Проблема планирования и организации рабочего времени возникает как у начинающих, так и опытных маркетологов и специалистов.
Грамотная организация всех процессов - это основа успешной работы. Дисциплинировать себя, снизить нагрузку и улучшить производительность можно несколькими способами, которые мы дальше и рассмотрим.
Оптимизация рабочего процесса
Сфера интернет-маркетинга такова, что здесь всегда большой объем работы. Специалисту не просто нужно успеть выполнить всю поставленную в рамках проектов работу, но и оставить время для множества незапланированных задач, являющихся неотъемлемой частью его деятельности.
Неожиданные задачи и проекты - не редкость для маркетолога. Это может быть решение клиента в последнюю минуту внести изменения в проект или необходимость быстрого запуска новой кампании. Таких ситуаций не избежать, поэтому нужно сделать так, чтобы они не мешали повседневным рабочим делам и проходили как можно более спокойно. Каким образом это можно сделать:
- Определите, какую работу вам нужно делать вручную, а что можно автоматизировать. В мире контекстной рекламы автоматизация открывает множество возможностей для более эффективной работы. Доверьте ручные рутинные процессы алгоритмам машинного обучения, чтобы сохранить свое время для работы, требующей творческого подхода.
- Примените принцип 20/80. Правило про 20% усилий, дающих 80% результата, вполне можно применить к работе специалиста по контекстной рекламе. Регулярно оценивайте результаты ваших усилий, анализируйте свой рабочий график и избавляйтесь от действий, не приносящих пользу вашей работе (мессенджеры, социальные сети, личная почта, рабочие моменты и т.п.)
- Распланируйте свою неделю заранее. В начале новой недели или в конце текущей наметьте ваши основные приоритеты. Составьте расписание встреч и продумайте, как распределить свое время так, чтобы вместить всё необходимое и не создавать себе безвыходных ситуаций.
- Расставьте приоритеты. У каждого свой ритм работы. Кто-то, например, предпочитает поскорее закончить все мелкие задачи, чтобы позже сосредоточиться на объемной работе. Определите, в каком ритме вам комфортнее всего работать и организуйте выполнение задач так, чтобы это происходило наиболее эффективно и без спешки.
- По возможности, делегируйте задачи. Данный способ подойдет не всем. Но если вы работаете в большой команде с многоуровневой структурой, то вполне можете передавать часть своих задач другим сотрудникам. Это положительно скажется на работе по двум причинам: во-первых, вы освободите время для других важных задач, а во-вторых, это значительно ускоряет процесс выполнения большого объема работ по проекту.
Продуманный подход к распоряжению своим временем
Сделав первые шаги в оптимизации рабочего времени, самое главное - разумно им распорядиться. Опишем несколько способов контроля рабочего времени.
- Выделите время для важных проектов и задач. Если у вас есть задачи с высоким приоритетом, требующие больше внимания, чем остальные, выделите для них время в своем календаре. Помните, что за выполнение порученных вам задач ответственность несете только вы, поэтому грамотно подходите к выделению времени на них.
- Выделите время для обучения. Чтобы за рабочей рутиной не отставать от цифровых трендов и совершенствовать свои профессиональные навыки, обязательно оставляйте в своем расписании время на обучение. Читайте тематические блоги, смотрите записи вебинаров, участвуйте в форумах и обсуждениях. Обучаться и развиваться возможно даже в условиях весьма ограниченного времени.
- (Иногда) закрывайте свой почтовый ящик. Конечно, долго держать закрытой свою почту вредно для рабочего процесса. Но если вы легко отвлекаетесь на уведомления о входящих сообщениях, будет полезно закрывать её на время работы, требующей максимальной концентрации. Поверьте, ничего ужасного не произойдет, если вы час не пользовались почтой.
- Планируйте свои встречи . Если работа подразумевает проведение большого количества встреч, составляйте их расписание так, чтобы они были наиболее продуктивными и не мешали вашим рабочим задачам. Чтобы решить все вопросы за одно собрание, составляйте повестку встречи заранее. Точно установите, что вам необходимо сообщить и что хотите получить от встречи. Не забывайте делать заметки и подтверждать итоги встречи.
Фиксируйте свои мысли и задачи в письменной форме
Попытки удержать в голове как можно больше информации легко приводят к умственной перегрузке и стрессу. Составляйте список дел или задач на бумаге, чтобы разгрузить голову. К тому же, список на бумаге, как правило, оказывается намного короче, чем представляется в голове.
Ещё несколько советов по управлению своим временем:
- Установите цели и ориентиры. Повысить эффективность работы намного проще, если вы знаете, к чему ведет эта работа и как вы добиваетесь этой цели. Установка ориентиров поможет вам стать ответственнее.
- Составьте годовой календарь всех ваших повседневных рабочих дел и предстоящих проектов. Этот календарь необходим для учета и распределения работ над проектами по месяцам, что позволит контролировать объем и очередность вносимых в проекты изменений. Сюда же можно включить план по всем большим запускам кампаний и проектов. Календарь поможет распланировать заранее все регулярные процессы.
- Используйте CRM (систему управления проектами). Одним из плюсов системы является интеграция календаря с вашим списком дел. Вы можете легко расставить приоритеты в отношении того, что необходимо сделать сегодня, а что - в конце недели. К тому же, все ваши заметки по проектам будут храниться в одном месте. Внедрить такую систему можно как для команды сотрудников, так и лично для себя. На рынке имеется большое количество бесплатных и частично бесплатных систем. Выберете оптимальный для себя функционал и тестируйте его в работе.
Помнить обо всех этих советах, особенно, в тех случаях, когда начинает казаться, что ваша работа наполняется хаосом.